ofertas de lancamentos

A planilha definitiva de orçamento e fluxo de caixa: simples e eficiente

A planilha definitiva para um orçamento e fluxo de caixa passa pela sua simplicidade e eficiência. Veja aqui um guia de preenchimento e acompanhamento, assim como o link para o acesso à planilha no Google Docs.


Suponho que você tenha chegado nessa página através do meu artigo sobre a importância do orçamento e do fluxo de caixa para sua independência financeira. O controle de seus gastos e despesas é essencial para alcançá-la.

E, para usarmos uma nova ferramenta, precisamos conhecer os conceitos que fundamentam sua utilização, bem como nossos objetivos, de forma a extrair o máximo de eficiência e eficácia.

Assim, recomendo fortemente sua leitura através do link abaixo:

"O essencial do orçamento e fluxo de caixa"


Uma vez lido o artigo, vamos à prática:


A planilha definitiva: simples e eficiente


Comentei no artigo anterior que a simplicidade de uma ferramenta é essencial para criar um novo hábito. Porém, essa ferramenta, além de simples, precisa ser eficiente.

O maior problema no hábito de possuir uma planilha de controle financeiro é acreditar que ela fornece sempre as informações corretas, mesmo quando isso não seja verdade. Afinal, ela precisa de um correto preenchimento em suas células para proporcionar informações realmente valiosas.

Esquecimentos e falhas nas anotações ocorrem, independentemente o quão zelosa é a pessoa que preenche a planilha. Por isso, para uma planilha de fluxo de caixa ser eficiente, ela precisa possuir uma forma de conferir que os dados de receitas e despesas estejam corretos.

Basear suas decisões futuras em números que não são verdadeiros é um dos maiores autoenganos que podemos cometer na nossa vida financeira. Acreditar em um erro pode ser pior do que não conhecê-lo. (Por falar em autoengano, leia o livro de mesmo título de Eduardo Gianetti. Vale a pena! Veja uma resenha aqui.)

E é nesse particular que essa planilha difere de tantas que são distribuídas gratuitamente pela web. Ela permite uma auto checagem da veracidade das informações que foram inseridas, utilizando seu saldo de caixa.

Ela difere inclusive no visual. Vi algumas planilhas em Excel que estão disponíveis para download em importantes sites de finanças que chegam a assustar. Essa é elegante e possui poucas formatações, ajustando-se posteriormente ao gosto do usuário. E claro, nada de fórmulas complexas. Menos é mais.

Escolhi o formato do Google Drive porque acredito que não existe muito futuro para o Excel no trabalho com arquivos simples. É um monstro desnecessário.

O futuro também é online, apesar dos inúmeros questionamentos sobre privacidade. E trabalhar com o Excel online não foi para mim uma experiência agradável. O Google, em matéria de serviços online está a anos de distância da Microsoft.

Mas caso você prefira, você pode salvar a planilha em formato Excel. Não será isso que impedirá a sua liberdade financeira! :)

Vamos para a ação, então?


Guia de preenchimento da planilha de orçamento e fluxo de caixa


É importante você estar com a planilha aberta nesse momento para que o entendimento fique mais fácil. Acesse-a através do link abaixo e faça sua cópia pessoal. O link será enviado para seu email após sua confirmação. Assim que tiver ela pronta para uso, passe para a próxima etapa.



Alguns comentários iniciais


Repare que a planilha foi compactada para ser vista integralmente em uma tela de 14" usando o navegador Chrome (sem a barra de favoritos) com 90% de zoom. Porém, ela é facilmente ajustável caso queira um visual mais limpo ou fontes maiores.

Antes de continuarmos, um alerta: para preservar as fórmulas existentes na planilha, preencham apenas as células em amarelo claro. Todas as outras são provenientes de cálculos automáticos.

A planilha está formatada para o fechamento de um ano-calendário. As colunas D a O correspondem aos meses de Janeiro a Dezembro. Para o próximo ano, você pode criar uma nova página (ícone + abaixo à esquerda) nesse mesmo arquivo e usar a planilha indefinidamente. Já inseri o ano de 2017 como exemplo.

As colunas A e B da planilha são dedicadas ao seu orçamento. Caso já possua orçamento e já possui alguma experiência com esse tipo de planilhas, sinta-se à vontade para adequar as categorias de receitas e despesas às suas necessidades, inserindo ou deletando linhas.

Em cada categoria existe uma nota que pode ser acessada apenas posicionando o mouse acima da célula. Você pode concordar com meus conceitos ou não - isso não é tão relevante. O ideal é que você sinta-se bem com esse novo controle. Caso esteja começando do zero e não possui experiências com esse tipo de recurso, recomendo que mantenha minhas definições de cada item e adeque conforme for sentindo necessidade no futuro.

Receitas


A célula B3 deve ser preenchida com sua estimativa (sempre mensal) de receitas. Se tiver mais de uma fonte de renda, será a soma de todas. Lembre-se: orçamento é uma estimativa. Assim, não há necessidade de acertar 100% aqui. Claro que quanto mais realista for essa estimativa, melhor.

Reforçando: aponte o mouse sobre a célula e veja as notas de informações sobre cada categoria. Não vou repetir as informações aqui para não ficar tão exaustivo.

Despesas


As células B5, B6 e B7 são as despesas que chamo de despesas fixas, cujo total é dado na célula B8 automaticamente. São despesas pessoais obrigatórias e que não podem ser evitadas. Assim, possuem menos flexibilidade para serem alterados em uma rotina mensal.

As células B9 a B20 são as células de despesas variáveis, sendo o seu total dado na célula B21. A soma das duas despesas é dado na célula B22 e o resultado mensal (ou o lucro, se preferir) é apontado na célula B24, sendo a diferença do total de despesas e receitas. A célula B24 possui uma formatação condicional, tornando-se vermelha caso o valor seja negativo.

Considerações sobre o orçamento


Claro que o primeiro passo para um orçamento sério é que o valor da célula B24 seja positivo. Ou imprescindível, eu diria. Caso sua sede de gastos for considerável, adeque seu orçamento para que esse número seja positivo. Só existe futuro financeiro quando se gasta menos do que se ganha. Não existe outra alternativa. Se a célula B24 ficar vermelha, volte e refaça seu orçamento.

Seja sensato nessa etapa. Seja tão sensato em fazer com que seu resultado seja positivo, mas também relevante. De onde você acha que virá o dinheiro para realizar seus investimentos - e conquistar a independência financeira, mais tarde?

O orçamento realizado nas colunas A e B é, de certa forma, estático. Mas não, ele não é imutável. Ele pode ser revisto quando necessário. O importante é entender que ele fornece uma meta. E o cumprimento dessa meta será checada pelas próximas colunas, que correspondem ao fluxo de caixa, ou seja, os valores REAIS que entram e saem do seu bolso.

Considerações sobre o fluxo de caixa e a forma de conferência dos lançamentos


As categorias no fluxo de caixa estão alinhadas com o orçamento. A diferença para essas colunas é que, enquanto na coluna B você colocou uma ESTIMATIVA para os valores do seu orçamento, nas próximas colunas mensais você lançará os valores REAIS, mês e mês.

Como já comentado, erros e esquecimentos acontecem, então precisamos realizar uma conferência desses lançamentos. Isso vai ocorrer através da avaliação do seu saldo em caixa mês e mês (linha 28). Essa conferência não é opcional, mas sim fundamental.

Lembram do autoengano? Mesmo preenchendo planilhas, muitas pessoas não obtém uma visão real da sua situação financeira porque esquecem-se de muitas despesas. Essas despesas tornam-se um ralo devorador de suas economias. É a famosa questão: "Mas para onde vai o dinheiro?". E sua ausência, a longo prazo, fará com que você tome decisões erradas na sua história financeira.

Vamos voltar à planilha e às linhas 26 e 28. Elam representam o seu dinheiro disponível que você considera como "não-investimento". A linha 26 corresponde ao saldo inicial do mês e a linha 28, ao saldo final, após apontadas todas as receitas e despesas. Mas o que é esse dinheiro de "não-investimento"?

É o dinheiro que está parado na sua conta de banco. É o dinheiro que você possui em sua carteira de investimentos. Considere também montantes aplicados em fundos de curto prazo e poupanças vinculadas à sua conta-corrente, os quais você considera como dinheiro normalmente em uso.

Se possuir quaisquer outros investimentos, desconsidere-os. A planilha é de orçamento e fluxo de caixa. Não é uma planilha de investimentos ou de alocação de ativos. Para isso, vou disponibilizar no futuro outras alternativas.

Assim, você deve preencher a célula que corresponde ao seu saldo inicial do mês que você iniciará esse controle. Para o mês de Setembro a célula é, por exemplo, a L26. Coloquei toda a linha em laranja apenas para diferenciação. Preencha apenas o saldo inicial do mês em que você está iniciando o controle. Mantenha todas as outras intactas. Posteriormente você poderá padronizá-la com suas cores preferidas.

Uma observação na automatização das células


Aqui pode ser necessário uma pequena modificação no automatismo das células. A planilha está formatada para o início no mês de Janeiro, e cada célula subsequente da linha 26 a partir de fevereiro, possui uma fórmula que copia os dados da linha 28 (saldo final mensal do mês anterior).

Assim, caso não deseje esperar até Janeiro do próximo ano (e não esperem leitores, pois além de tempo ser dinheiro, dinheiro também é tempo - veja nesse outro artigo que escrevi), será necessária uma modificação bem simples nesse transporte de valores. Caso tenha dúvidas, deixe-a aqui nos comentários que entro nesses detalhes mais específicos.

Assim, esse saldo inicial será o seu pontapé inicial. É onde você está agora. Será seu ponto original para sua independência financeira. E será a base de seu controle de saldo mês e mês. Assim, é importantíssimo que seja preenchido de forma correta.

Paciência caros leitores. Estamos terminando. Eu garanto que esse sacrifício inicial dará muitos mais frutos no futuro que vocês imaginam!

Como lanço investimentos e resgates de aplicações?


Cada pessoa possui uma situação financeira específica. Algumas estão renegociando dívidas, sem investimentos e possibilidades de investir. Outras possuem investimentos, mas em situações transitórias, necessitam resgatar montantes para fechar as contas. E outras, com uma situação financeira mais saudável, aptas a investir regularmente.

A linha 27 contempla essas variações. Nessa linha, mês a mês, você precisa contemplar os montantes que foram sacados (para investimentos) ou depositados (provenientes de resgates) em sua conta de curto-prazo da linha 26.

Isso é imprescindível para que a conferência do saldo final (linha 28) seja feita de forma correta. E essa conferência é fundamental para que não esqueçamos de preencher as receitas e despesas o mais próximo da realidade possível. Explico melhor essa dinâmica de conferência no exemplo ao final.

Apenas por convenção, para resgates de investimentos, coloque o valor do resgate com um sinal negativo. Para aplicações financeiras, coloque o valor normalmente (positivo). Assim os cálculos ficarão impecáveis!

O exemplo numérico abaixo deve esclarecer todas as dúvidas que ainda possua.

Exemplo de preenchimento


Vamos analisar os dados que estão na planilha como exemplo. Imaginei dados totalmente aleatórios de uma pessoa que preenche a planilha desde o começo do ano até Julho.

O pontapé inicial do saldo foi dado na célula D26. Naquele momento, às 00:01hs do dia 01/01/2016, esse indivíduo hipotético possuía dívidas, no valor de R$ 500,00, como por exemplo, o uso do famigerado cheque "especial". Repare que o valor está negativo.

Ele estava desempregado e voltou a trabalhar somente a partir da segunda metade do mês de Dezembro do ano anterior. Assim, repare que as receitas mensais em Janeiro são a metade dos próximos meses. Isso fez com que ele tivesse um resultado mensal negativo em Janeiro (R$ - 3.200,00) apontado automaticamente em vermelho na linha 24.

Porém, ele ainda possuía um pequeno investimento, resultado do saque do seu FGTS de sua demissão anterior, e ele resgatou R$ 4.000,00 desse investimento para sua conta-corrente, para cobrir suas despesas (linha 27). Assim, o seu saldo final do mês de janeiro ficou em R$ 300,00 (apontado agora em verde na linha 28). Repare que o resgate, por convenção, entrou com o sinal negativo.

Ou seja, ele possuía um saldo inicial de R$ - 500,00 no início de Janeiro. O resultado mensal de receitas e despesas foi de R$ - 3.200,00. Teve uma entrada de R$ 4.000,00 (resgate) resultando em um saldo final de (-500 - 3200 + 4000) R$ 300,00.

Para os meses subsequentes, repare que a planilha copia como saldo inicial, o saldo final do mês anterior.

Em Fevereiro, nosso novo membro do mercado de trabalho recebeu seu salário integral e ajustou as contas. Obteve um resultado positivo entre receitas e despesas de R$ 1.800,00, que foi adicionado ao seu saldo inicial de R$ 300,00 perfazendo um total de R$ 2.100,00 em montantes de curto prazo.

Em Março, ele obteve o mesmo resultado mensal acumulando um valor considerável em dinheiro de curto prazo. Como ele já possuía algum conhecimento financeiro, ele decidiu não deixar tanto dinheiro parado e aplicou R$ 3.000,00 em outros investimentos (lançados com sinal positivo), fazendo com que seu saldo apresentasse o valor de R$ 900,00.

É essa dinâmica que devemos entender. Preencher os próximos meses será uma tarefa bem simples.

Lembrando... preencha apenas as células em amarelo claro. Para a linha 26, preencha apenas o saldo inicial do mês que está iniciando o controle. Assim as células automáticas funcionarão.


Controles, análises e objetivos - caminhando para o final


Bem, como havia comentado, essa planilha possui uma forma de conferência dos valores de receitas e despesas inseridos.

Como você perceberia que esqueceu de apontar aquela passadinha no posto onde você deu ao frentista R$20,00 em dinheiro apenas para um chorinho de combustível no tanque? Afinal, não apareceu a despesa na conta corrente (cartão de débito) ou na fatura do cartão de crédito para uma conferência posterior.

Essa checagem será feita exatamente pelos saldos finais. Mês a mês. Veja por exemplo a célula J28 no saldo final de Julho no valor de R$ 8,100,00. Mas imagine que, quando o usuário soma todo seu montante de curto prazo encontra apenas um valor de R$ 7.000,00, você poderá achar que há algo errado com a planilha. Mas não há.

Isso ocorre por esquecimento de apontamento de receitas ou despesas. Para testar, coloque na planilha o valor de R$ 1.200,00 na célula J20 e veja o que acontecerá. Você terá o saldo de R$ 7.000,00 no seu montante de curto prazo. Assim, uma diferença de saldo acusa um erro de preenchimento da planilha.

Ok, então a linha 20, da categoria "Diversos" é panaceia para esquecimentos, procrastinações e falta de diligência? Não é bem assim. Se usar demais essa categoria para acertos de saldo, os percentuais corretos de cada categoria ficam distorcidos e não representarão a realidade.

Isso mesmo, nós temos percentuais! Note na planilha a coluna "Q". Ela fornece o percentual de cada categoria de despesa nos seus gastos totais. É uma fonte de análise tremenda. Você pode concluir que está gastando muito em determinada categoria em detrimento de outra. Consumindo demais "Vestimentas pessoais" em detrimento ao "Lazer", por exemplo. 

Assim, é importante lembrar de qual categoria pertencem os gastos. Mas claro, a categoria "Diversos" pode ser usada para pequenos acertos. Não compensar ficar perdendo tempo por causa de poucos reais. Mas eu sugiro que o percentual dessa categoria fique sempre em torno de 1-2% de suas despesas gerais. Se começar a exceder, você estará perdendo sua capacidade de análise.

Caros leitores, a postagem ficou enorme, mas acredito que todas as palavras eram necessárias para deixar bem explicada a ideia. Espero que não tenha sido maçante e que seja bem aproveitada. O empenho em levar a sério esse simples controle, repito, pode fazer uma grande diferença em seu futuro.

Afinal, a prática e a responsabilidade são alguns dos 5 elementos que compõem a base da inteligência financeira.

Se tiverem dúvidas, perguntem nos comentários que responderei assim que possível.

Mais artigos sobre Investimentos você pode ler nessa página.

*********

Assine gratuitamente o blog através do banner abaixo:


E se gostou do artigo, divida esse conhecimento com seus amigos com o link de compartilhamento abaixo, em azul! Obrigado!

*********

Comentários

kindle

Leia também:

O adeus ao cartão Infinite, às "milhas aéreas" e a opção ao Nubank

Liberdade e poder: os direitos naturais de John Locke revisitados

Porque abri uma conta no banco Inter e deixei de usar o Bradesco